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El sistema tradicional de autorización de documentos basado en los sellos está disminuyendo la productividad de Japón.
La propagación del nuevo coronavirus está cambiando nuestro estilo de vida y la configuración del país y de las empresas. Al mismo tiempo, pone de relieve algunos desafíos de la sociedad japonesa que se han descuidado hasta la fecha, entre ellos la concentración masiva en Tokio, el incierto proceso de adopción de decisiones en la política, el retraso en la disminución de documentos impresos y la utilización de la tecnología informática en la educación escolar.
En este artículo analizamos el fin del sistema tradicional de autorización de documentos basado en los sellos, que impide alcanzar una reducción del 80 % en la circulación de personas, esencial ante la amenaza de la COVID-19, y la llegada de la “sociedad de los contratos digitales”.
Las guarderías, aún más asfixiadas por la autorización sellada
Komazaki Hiroki, director representante de Florence, una ONG que apoya la crianza infantil, publicó en su red social un mensaje que arrancaba con el siguiente titular: “Las guarderías, agotadas por la crisis del coronavirus, se sienten aún más asfixiadas por el sistema tradicional de autorización de documentos basado en los sellos. Acatando la declaración del estado de emergencia, las guarderías han cerrado o reducido el tamaño de sus instalaciones para aceptar niños de los hogares del personal médico, entre otros, aplicando medidas intensivas para el control de la infección. Mientras tanto, en respuesta a la petición del Gobierno de reducir en un 70 % el número de personas que deben acudir sus centros de trabajo, Florence ha introducido el teletrabajo y los empleados no están obligados a ir a la oficina”.
Sin embargo, Komazaki se queja también de que existen dificultades para implantar el teletrabajo.
“La razón para afirmar esto es que tengo que acudir al lugar de trabajo para estampar mi sello en varias solicitudes y documentos para poder presentarlos a las administraciones locales”.
Si observamos los documentos que Komazaki mencionó, que deben presentarse sellados a las autoridades locales, podemos ver que solo para el Gobierno Metropolitano de Tokio hay, por ejemplo, cinco tipos de documentos como la “Notificación de cambio de colocación de la ayuda para el desarrollo infantil” que deben presentarse cada vez que se produce un cambio de personal, y existen varios tipos para cada uno de los 23 distritos de la capital. En el de Taitō, por ejemplo, hay 11 tipos, y en el de Kōtō cuatro. Además, el formato de los documentos que deben presentarse varía de un distrito a otro.
Komazaki continúa explicando:
“Con la crisis del nuevo coronavirus, los empleados que están agotados por la carga de trabajo diaria tienen además que ir a la oficina corriendo el riesgo de contagiarse sólo para estampar los sellos. A los Gobiernos locales me dirijo: ¡por favor, permitan la omisión de los sellos o mejoren el sistema inmediatamente para que puedan ser sustituidos por los sellos digitales y que se pueda firmar en la nube!”
Los ayuntamientos están inundados de documentos y sellos
Shirakawa Tōko, profesora asociada de la Universidad Femenina de Sagami y familiarizada con las reformas del estilo de trabajo, nos comenta la situación actual que sufren algunos empleados fijos y otros trabajadores que se ven obligados a acudir a la empresa para estampar sus sellos.
Shirakawa Tōko, profesora asociada de la Universidad Femenina de Sagami.
“No es el método apropiado para la crisis global que está sufriendo la sociedad. Además, cualquier empresa que no proteja la seguridad de sus empleados debería ser tachada de explotadora. En ningún lugar están más ahogados con los papeles y sellos que en las oficinas del Gobierno. Se dice que Kasumigaseki (distrito de Tokio, donde se encuentran la mayoría de las oficinas ministeriales del Gobierno de Japón) es el epicentro de la anti-reforma del trabajo, pero por mucho que el sector privado intente reformar su modo de trabajar, al final se ve obligado a mantenerse como siempre por la forma en que trabajan las oficinas del Gobierno. Seria mejor reducir en la medida de lo posible los riesgos pensando en las personas que acuden para presentar los documentos y las que los reparten, que terminan entrando en contacto”.
Según Shirakawa, una empresa de capital extranjero cambió su reglamento interno para permitir a las personas llevarse sus sellos fuera de la empresa como medida de emergencia para evitar que tuvieran que ir a trabajar para sellar documentos para las oficinas gubernamentales.
Cada vez más empresas venían desarrollando sistemas de teletrabajo preparándose para los Juegos Olímpicos y Paralímpicos de Tokio, pero como este incidente ocurrió justo antes de su celebración, ha habido muy poca práctica de teletrabajo implantado en toda la empresa durante un largo período de tiempo. Una de las razones por las que el teletrabajo funciona tan bien en el extranjero es porque la proporción de teletrabajo ha sido mayor a la de Japón desde hace tiempo. Por ejemplo, en Hong Kong el teletrabajo se ha establecido porque las manifestaciones han provocado que sea imposible ir a la oficina, y en otros países de Asia también hay experiencia a consecuencia del SARS. En Japón se ha creado un sistema, pero les falta experiencia”.
La dependencia de los sellos está disminuyendo la productividad de Japón
La herramienta que cambiará este sistema tradicional de autorización de documentos basado en los sellos es la firma electrónica.
Cloudsign cuenta con la difusión más grande en Japón, con un share del 80 %. Bengo4.com es la empresa que gestiona este servicio. Tachibana Daichi, director general de Cloudsign, nos contó lo siguiente:
“La empresa Cloudsign comenzó en octubre de 2015. Durante mi actividad como abogado, me di cuenta de cuestiones a resolver relacionadas con los contratos, lo que me llevó a iniciar mi propio negocio. En esa época, la negociación de un contrato nos costaba aproximadamente un mes, e incluso después de finalizadas las negociaciones, nos tomaba otro mes para estampar los sellos de cada una de las partes. Solo con detener la dependencia de los sellos, todas las transacciones serán más rápidas. Empecé Cloudsign con el fuerte deseo de contribuir a la sociedad, ya que esto aumentará la competitividad industrial y la productividad de Japón”.
Actualmente hay 65.000 empresas que utilizan Cloudsign. En cuanto al número de empresas, muchas de ellas son pequeñas y medianas, pero en lo que respecta al número de contratos, dominan de manera abrumadora las grandes empresas.
“Llevamos 4 años con el servicio de Cloudsign que se está extendiendo gradualmente a las grandes empresas, y la firma electrónica en la nube está progresando. Sin embargo, por industrias, la industria inmobiliaria y la de la construcción, que hacen y reciben pedidos por fax, se están quedando atrás”.
El Código Civil no dice nada sobre los sellos
Le preguntamos al abogado Tachibana Daichi qué razones legales existen para no cambiar el sistema tradicional de autorización de documentos basados en sellos.
“Legalmente hablando, no hay una sola mención sobre los sellos en el Código Civil para el establecimiento de un contrato. Básicamente no hay ninguna barrera legal para detener la cultura de los sellos porque se supone que el contrato se celebra si ambas partes están de acuerdo en ello. Sólo quedan unas pocas leyes, como la obligación de encuentro en persona y la obligación de dejar por escrito en los contratos de corretaje de bienes raíces, pero la ley está facilitando la regulación de los contratos electrónicos cada año. En 2019, por ejemplo, se levantó la obligación de las notificaciones por escrito de las condiciones de trabajo que se deben realizar en el momento de los contratos de empleo”.
Entonces, ¿cuál es la razón detrás de la inmutable cultura de los sellos?
Esta es la respuesta que compartió con nosotros Tachibana:
“La razón por la que no cambiará es que incluso si una compañía introduce un producto que cree que es bueno para ella, no podrá usarlo a menos que sus clientes lo acepten. Si hay 4 millones de empresas en Japón y 3,9 millones de ellas todavía están en la cultura del sello, significa que, aunque se introduzca la firma de documentos en la nube, no podrá ser utilizada para todos los contratos a menos que los socios comerciales lo aprueben. En otras palabras, si la sociedad en su conjunto no cambia, no habrá una estructura que posibilite la popularización de los contratos digitales”.
EE.UU. también solía ser una sociedad de contratos de papel
Por otra parte, los contratos digitales se están haciendo más populares en Occidente. DocuSign se utiliza en 180 países de todo el mundo, tiene 560.000 usuarios de pago y cuenta con ventas de alrededor de 1.000 millones de dólares. Hoy en los Estados Unidos el verbo “to DocuSign” es tan común como “to Xerox” (copiar) cuando se firma un contrato.
Doi Wataru, que se unió al departamento de marketing de DocuSign para lanzar su filial japonesa, nos comentó lo siguiente:
“Cuando se fundó la compañía en 2003, EE.UU. era una sociedad más contractual que el Japón de hoy en día, y se nos pedía repetidamente que firmáramos una gran cantidad de contratos en papel para los bienes raíces. Cuestionando esto, el fundador Tom González se preguntó si era posible hacer firmas sin papel, en cualquier momento y en cualquier lugar en los dispositivos móviles, por lo que fundó DocuSign en 2003. En los Estados Unidos, la firma electrónica está tan extendida que cada vez hay más vendedores y compradores a quienes no les gustan los contratos de compraventa inmobiliaria escritos, e incluso se rumorea que los agentes inmobiliarios que no se han puesto al día con la moda electrónica están siendo rechazados”.
Japón tiene potencial para los contratos digitales
DocuSign, que se expandió a Europa hace seis años, lanzó su servicio en idioma japonés hace tres años, en 2017. Doi habla sobre aquella época.
“Empezamos a estudiar la posibilidad de expandirnos en Japón en 2014, y cuando nuestros ejecutivos recorrieron el país, vieron que muchas empresas utilizaban contratos de papel y fax, por lo que pensaron que había un mercado potencial. En Japón, la productividad de las industrias manufactureras como la automotriz estaba en el nivel más alto del mundo, pero todavía se podía mejorar el trabajo de oficina”.
Entonces, desde la perspectiva de DocuSign, ¿podría decirse que ha cambiado la “cultura del papel y los sellos” de Japón en los últimos años?
“La ley ha cambiado mucho. En particular, hemos recibido recientemente muchas consultas para dar respuesta al coronavirus, y cada vez hay más PYMES y empresas de nueva creación que lo están adoptando. Entre las empresas más grandes, Mitsui introdujo DocuSign a finales de 2019. El director general de nuestra sede en EE.UU. ha señalado que nuestra cuota de mercado global es todavía sólo del 4 %. Sin embargo, se trata de un mercado que abarca todo tipo de contratos incluyendo los de papel. Todavía hay mucha gente en Japón a la que le gusta el papel, así que aún existe espacio para expandir los contratos digitales”.
Contrato firmado digitalmente.
Conectando las dos etapas
Con la llegada del coronavirus, los temas sociales que han sido descuidados hasta ahora están siendo puestos en primer plano. ¿Cuánto tiempo continuará la sociedad japonesa con la “cultura del papel y los sellos” que está destruyendo su productividad e incluso amenazando la vida de las personas durante la epidemia? Tachibana de Cloudsign nos comentó:
“Veo la etapa del coronavirus y la del post-coronavirus como un todo continuo. Con la incapacidad de desplazarnos y la necesidad de vivir una vida social limitada al hogar, la digitalización se está volviendo obligatoria. No creo que el empleo de los sellos reviva al entrar en la etapa post-coronavirus. A decir verdad, creo que los cambios en la era del coronavirus se prolongarán hasta la etapa post-coronavirus y se expandirán aún más”.
Martín Lutero, el reformador religioso alemán, sentenció antaño: “Aunque el final del mundo sea mañana, hoy plantaré manzanos en mi huerto”. La era post-coronavirus debe ser una era de esperanza que mantenga viva la antorcha del espíritu revolucionario que ha surgido y surgirá durante la era de la pandemia.
Redactado por Suzuki Makoto, comentarista de Fuji Television.
